Bankkonto til virksomhed i Polen: Har du brug for en polsk konto?

Når du driver eller starter en virksomhed i Polen, er spørgsmålet om bankkonto et af de første praktiske udfordringer, du møder. Har du brug for en bankkonto til virksomhed i Polen, eller kan du klare dig med en dansk? Og hvis du har brug for én, hvad kræver det så at få den oprettet? Det gennemgår vi i denne artikel.

Hvornår er en bankkonto til virksomhed i Polen nødvendig?

Svaret er enkelt, hvis du har registreret en polsk virksomhed: du har brug for en polsk bankkonto. I Polen er det et krav, at en registreret virksomhed, typisk et sp. z o.o. (det polske anpartsselskab), råder over en polsk bankkonto. Det er ikke valgfrit.

Årsagen er praktisk og lovmæssig på én gang. Det polske skattesystem opererer med et særligt betalingssystem kaldet split payment, som vi vender tilbage til, og det forudsætter en polsk konto hos en polsk bank. Derudover kræver registrering, lønafdeling, sociale bidrag og myndighedsbetalinger i langt de fleste tilfælde, at pengene sendes fra en polsk konto.

Har du derimod ikke en selvstændig polsk juridisk enhed, men i stedet samarbejder med polske leverandører fra Danmark, er situationen en anden. Her kan du som udgangspunkt godt klare dig med din danske konto, men det er langt fra altid den mest praktiske løsning, for eksempel hvis du har hyppige betalinger i polsk zloty.

Split payment og den særlige momskonto

En af grundene til, at en bankkonto til virksomhed i Polen er uundværlig, er Polens særlige split payment-mekanisme (på polsk: mechanizm podzielonej płatności, forkortet MPP). Systemet fungerer på den måde, at når en B2B-faktura betales, deler banken automatisk betalingen i to strømme: nettobeløbet går til den normale driftskonto, mens momsbeløbet automatisk overføres til en særlig momskonto knyttet til virksomheden.

Denne momskonto oprettes automatisk af banken, når du åbner din virksomhedskonto. Du behøver ikke ansøge om den separat. Til gengæld kan pengene på momskontoen kun bruges til strengt definerede formål, primært betaling af moms til skattemyndighederne.

Split payment er obligatorisk ved B2B-fakturaer over 15.000 PLN, der vedrører bestemte varer og tjenesteydelser oplistet i bilag 15 til den polske momslov. EU-rådet har forlænget ordningen frem til 2028. Udenlandske virksomheder, som er omfattet af reglerne, er forpligtet til at have en polsk bankkonto, da det ikke er muligt at gennemføre split payment-betalinger fra en udenlandsk konto.

Hvidliste-registrering af din bankkonto til virksomhed i Polen

Er din virksomhed momsregistreret i Polen, er der endnu et krav, du skal have styr på: din bankkonto skal registreres på den såkaldte hvidliste (hvid lista podatników VAT). Det er et offentligt register over momsregistrerede virksomheder i Polen, og det indeholder oplysninger om hvilke bankkonti, der er knyttet til den enkelte virksomhed.

Relevansen er direkte: betaler en køber et beløb på 15.000 PLN eller derover til en bankkonto, der ikke er registreret på hvidlisten, risikerer køber at miste retten til at fradrage momsen på den pågældende faktura. Det er altså ikke kun sælger, der har en interesse i at have kontoen korrekt registreret, det har køber i allerhøjeste grad også.

Praktisk betyder det, at du skal sikre dig, at den bankkonto din virksomhed bruger til at modtage betalinger, er anmeldt og godkendt i hvidliste-registeret. Registreringen foretages via den polske skattemyndighed (Urząd Skarbowy). Åbner du en ny konto eller skifter bank, skal den nye konto registreres på ny.

Dine samarbejdspartnere kan verificere din konto på hvidlisten via skattemyndighedens online-søgefunktion, og mange polske virksomheder gør dette rutinemæssigt inden større betalinger.

Hvilke banker tilbyder bankkonto til virksomhed i Polen?

Det polske bankmarked er velfungerende og konkurrencedygtigt. De mest anvendte banker til virksomhedskonti er:

PKO Bank Polski er Polens største bank med over 1.000 filialer og et velkendt brand hos polske samarbejdspartnere og myndigheder. Banken har erfaring med internationale kunder og tilbyder engelsksproget service i større byer. Månedlige kontogebyrer starter typisk fra 40 PLN.

mBank er et digitalt-first alternativ med en stærk mobilapp og mulighed for onlineoprettelse. Banken integrerer med regnskabssystemer og har en hurtig onboardingproces. Under visse betingelser er kontoen gratis.

Santander Bank Polska har stærk international erfaring, tilbyder multivalutakonti med over 20 valutaer og er et oplagt valg, hvis virksomheden handler på tværs af mange lande. Prisen starter typisk fra 50 PLN om måneden.

Bank Pekao har et dedikeret program for internationale kunder og tilbyder koordineret kontoåbning for ikke-residenter. ING Bank Śląski er stærkt på digital banking og har specialprogrammer for e-handel. Jeg selv bruger en helt anden, så der er mange banker at vælge imellem.

Hvad skal du bruge for at oprette en bankkonto til virksomhed i Polen?

Dokumentationskravene varierer fra bank til bank og også alt efter hvilken selskabsform du har valgt, men du bør typisk forberede:

KRS-registreringsbeviset (den polske virksomhedsregistrering), NIP (skattenummer) og REGON (statistisk nummer), vedtægter og selskabsdokumenter, pas eller nationalt ID for direktør og eventuelle tegningsberettigede, dokumentation for ejerskabsstruktur (UBO-oplysninger), og udnævnelsesdokumenter for bestyrelse og ledelse.

Bankerne foretager en grundig KYC-gennemgang, særligt for udenlandsk ejede virksomheder. Det er ikke usædvanligt, at processen tager fra to uger til tre måneder, afhængigt af bank og virksomhedens kompleksitet. Mange banker kræver fysisk fremmøde, i hvert fald ved underskrift af kontrakten. Onlineoprettelse er mulig hos for eksempel mBank, men kan tage lidt længere tid.

Et praktisk tip: sørg for, at dine UBO-oplysninger i det centrale ejerregister (CRBR) stemmer overens med dine selskabsdokumenter, inden du henvender dig til banken. Uoverensstemmelser er en af de hyppigste årsager til forsinkelser.

Hvad med en dansk bank med filial i Polen?

Danske Bank er til stede i Polen og giver mulighed for at se og bruge en polsk konto via sin netbankplatform District. Det kan være en fordel, hvis virksomheden allerede er Danske Bank-kunde i Danmark og ønsker at samle overblikket ét sted. Typisk tager det tre til seks måneder at få en konto fuldt operationel via denne vej, og i nogle tilfælde kræves fysisk fremmøde af direktør eller ejer.

Hvad med alternativer som Wise og Revolut Business?

Digitale betalingsplatforme som Wise og Revolut Business er populære til internationale transaktioner og valutaveksling til lave gebyrer. De kan med fordel bruges som supplement til en bankkonto til virksomhed i Polen, for eksempel til at modtage betalinger i DKK og veksle til PLN. De erstatter dog ikke en lokal polsk bankkonto, hvis du driver en registreret polsk virksomhed, da de ikke understøtter split payment-mekanismen og ikke er anerkendt af polske myndigheder til alle formål.

Praktiske overvejelser inden du vælger bank

Overvej hvilke lande dine kunder og leverandører befinder sig i. Har du primært polske betalinger, er PKO Bank Polski eller Bank Pekao oplagte valg. Har du hyppige internationale transaktioner, kan Santander Bank Polska eller mBank passe bedre. Digitale virksomheder bør se nærmere på mBank og ING.

Sørg også for at have et polsk telefonnummer klar inden kontoåbningen. Polske banker baserer to-faktor-godkendelse på SMS til et polsk nummer, og det er et praktisk krav, som mange udenlandske ejere overser.

Opsummering: Bankkonto til virksomhed i Polen

Driver du en registreret polsk virksomhed, har du brug for en bankkonto til virksomhed i Polen. Det er både et lovkrav og en praktisk nødvendighed for at kunne håndtere moms, løn, myndigheder og split payment korrekt. Er din virksomhed momsregistreret, skal kontoen desuden hvidliste-registreres, så dine kunder kan betale korrekt ved transaktioner over 15.000 PLN. Samarbejder du med Polen fra Danmark uden en polsk juridisk enhed, kan du klare dig uden, men en lokal konto gør mange betalinger enklere og billigere.

Det polske bankmarked er velfungerende, og mulighederne er mange. Vælg den bank, der passer bedst til din virksomheds profil, og sørg for at have dokumenterne i orden, inden du henvender dig. Har du brug for rådgivning ang. dette eller andet ang. det polske marked? Hvis det er tilfældet, så kontakt mig via info@mitpolen.dk for et uforpligtende tilbud.

Artiklen er ikke bragt i samarbejde med nogen, men din virksomhed eller organisation kan blive hovedpartner eller temapartner og blive nævnt her i lignende artikler og podcast-episoder.