Polske leverandører: Hvornår det giver mening og hvornår det ofte går galt

Polen bliver ofte nævnt som et oplagt valg, når danske virksomheder leder efter leverandører. Landet ligger tæt på Danmark, har en stærk industriel tradition, er en del af EU og har fortsat et omkostningsniveau, der i mange brancher kan være attraktivt og derfor vælger mange Polske leverandører. På overfladen ser regnestykket fornuftigt ud.

Alligevel ser jeg igen og igen samarbejder, der enten aldrig rigtig kommer i gang eller langsomt mister værdi. Ikke fordi leverandøren ikke kan levere, og ikke fordi aftalen i sig selv er dårlig. Ofte leveres der præcis det, der er aftalt. Problemet er, at samarbejdet alligevel ikke fungerer i praksis.

Myten om den polske leverandør

Mange danske virksomheder går ind i dialogen med polske leverandører med en forestilling om, at man får det samme samarbejde som hjemme, blot til en lavere pris. Man forventer samme fleksibilitet, samme måde at kommunikere på og samme mulighed for at justere undervejs.

Det er her, misforståelserne begynder. Ikke fordi polske leverandører er svære at arbejde med, men fordi de ofte arbejder ud fra en anden logik end den danske.

Hvornår samarbejdet fungerer bedst

Polske leverandører fungerer generelt bedst, når rammerne er tydelige fra start. Når specifikationer er gennemarbejdede, beslutninger er truffet på forhånd, og samarbejdet er tænkt som noget, der skal fungere over tid.

I de situationer er polske leverandører ofte meget driftssikre. De leverer ensartet kvalitet, overholder aftalte deadlines og tager deres faglige ansvar alvorligt. De er stærke, når opgaven er klart defineret, og når der ikke konstant ændres i forudsætningerne.

Hvornår det typisk går galt

Problemerne opstår typisk, når danske virksomheder tager deres egen arbejdsmåde for givet. Det sker blandt andet, når krav og specifikationer ændres løbende, uden at ændringerne bliver behandlet som reelle justeringer af aftalegrundlaget.

Det sker også, når beslutninger ikke er endeligt forankret internt, men alligevel sendes videre til leverandøren som afklarede. Når der senere kommer nye input fra ledelsen eller salgsafdelingen, står leverandøren midt i en proces, der allerede er sat i gang.

Et klassisk problem opstår, når samarbejdet bruges som et eksperiment. Polen er sjældent et godt valg, hvis produktet, markedet eller forretningsmodellen stadig er under afklaring. Polske leverandører er generelt ikke indrettet til konstant justering og uafklarede beslutninger. De er bygget til drift, ikke til pilotprojekter.

Pris er sjældent den reelle udfordring

Pris fylder ofte meget i beslutningen om at vælge Polen. I praksis viser det sig nu og da at prisforskellen er mindre end forventet, når alle omkostninger regnes med. Ekstra møder, misforståelser, genforhandlinger og internt tidsforbrug æder hurtigt den besparelse, man troede, man havde fundet. Tid er som bekendt penge.

Den reelle gevinst ved polske leverandører ligger sjældent i den laveste stykpris, men i stabilitet, kapacitet og forudsigelighed. Men det kommer også rigtig meget an på hvilken brance vi taler om. Et IT firma i en af de store polske byer, kan på mange områder ikke sammenlignes med en fabrik ude på landet.

Kommunikation handler ikke kun om sprog

Kommunikation er sjældent et sprogligt problem. Mange polske leverandører kommunikerer fint på engelsk, men langt fra alle. Udfordringen ligger i, hvordan kommunikation bruges.

Et ja betyder ofte, at noget kan lade sig gøre teknisk, ikke nødvendigvis at det er den bedste løsning. Kritik gives sjældent direkte, og man kan ikke forvente, at leverandøren automatisk udfordrer kundens beslutninger.

Hvor en dansk leverandør ofte vil sige fra eller foreslå alternativer, vil en polsk leverandør typisk forsøge at løse opgaven præcis som beskrevet. Også selvom løsningen i praksis er uhensigtsmæssig. Det kræver, at den danske part selv tager ansvar for kvaliteten af beslutningerne.

At finde de rigtige polske leverandører

At finde de rigtige polske leverandører er langt vigtigere, end mange tror. Det er ikke nok, at en leverandør kan producere det ønskede produkt. Det er afgørende at forstå, hvordan leverandøren arbejder, hvilke typer kunder de er vant til, og hvor fleksible deres processer reelt er.

Nogle polske leverandører er fremragende til store, stabile kunder, men fungerer dårligt i mindre eller mere dynamiske samarbejder. At vælge den rigtige leverandør handler derfor i høj grad om at fravælge de forkerte.

Hvorfor kontraktgrundlaget er afgørende ved større aftaler

Ved større økonomiske aftaler er det juridiske aspekt helt centralt og ofte undervurderet. I Polen er det vigtigt, at kontrakter foreligger på både engelsk og polsk, og at den polske version er korrekt oversat af en autoriseret oversætter hos en notar.

Uden en korrekt polsk version mv. er kontrakten i praksis ikke juridisk i Polen. Derfor er det også en god idé at have en lokal advokat involveret, særligt ved større aftaler. Det er ikke et udtryk for mistillid, men for sund risikostyring. Små fejl i kontraktgrundlaget kan blive rigtig dyre senere.

Erfaringen fra praksis

Jeg har gennem mange år arbejdet indgående med netop udvælgelse og samarbejde med polske leverandører. Det gælder både vurdering af leverandører, kontraktstruktur og den daglige samarbejdsform. Jeg har set de samme mønstre gentage sig igen og igen.

I mit netværk indgår blandt andet både erfarne polske leverandører, autoriserede oversættere og advokater, som er vant til at arbejde med blandt andre danske virksomheder i Polen. Samarbejde med polske leverandører er ikke kompliceret. Men det kræver, at man er ordentligt forberedt, før man går i gang.

Artiklen er ikke bragt i samarbejde med nogen, men din virksomhed eller organisation kan blive hovedpartner eller temapartner og blive nævnt her i lignende artikler og podcast-episoder.