KSeF presser erhvervslivet i Polen

Indførelsen af KSeF, det nationale system for elektroniske fakturaer i Polen, har skabt betydelig uro i erhvervslivet i Polen. Rådgivningsfirmaer og skatteeksperter fortæller, at de i øjeblikket bliver kontaktet i et omfang, de ikke tidligere har oplevet. Telefonerne ringer konstant, og mange virksomheder spørger direkte, om der findes en måde at undgå de nye regler på.

KSeF, som står for Krajowy System e-Faktur, bliver obligatorisk for alle og betyder, at alle fakturaer fremover skal udstedes via en central statslig platform. Fakturaen skal registreres i systemet og godkendes, før den juridisk anses for udstedt. Formålet er at øge gennemsigtigheden, bekæmpe momssvig og give skattemyndighederne fuld indsigt i transaktioner mellem virksomheder. 

Det er iøvrigt en information som du allerede ville have fået, hvis du var medlem af Klub Mit Polen. Som medlem får du blandt eksklusive nyheder og anden information eller før alle andre samt en meget lang række fordel. Læs mere om Klub Mit Polen her.

KSeF presser erhvervslivet i Polen

Det er netop denne kontrol og de tekniske krav, der skaber bekymring i erhvervslivet i Polen. Mange virksomheder frygter, at deres nuværende regnskabs- og IT-systemer ikke er klar til integration med KSeF. Der er usikkerhed omkring, hvordan systemet vil fungere i praksis, hvad der sker ved tekniske fejl, og hvilke konsekvenser det kan få, hvis en faktura ikke bliver korrekt registreret. Bekymringen handler også om risikoen for bøder og administrative sanktioner.

Rådgivere fortæller, at nogle i erhvervslivet i Polen går skridtet videre og overvejer at flytte deres selskab til et andet land for at slippe for KSeF. Der spørges konkret til mulighederne for at etablere selskaber i nabolande som Tjekkiet, Slovakiet eller Tyskland. Spørgsmålene handler om, hvorvidt man kan fakturere fra udlandet og dermed undgå de polske krav.

Fortsat underlagt polsk lovgivning

Eksperterne understreger dog, at det i praksis ikke er en simpel løsning for. Hvis en virksomhed fortsat driver reel aktivitet i Polen og er en del af erhvervslivet i Polen, vil den selvsagt være underlagt polsk lovgivning, uanset hvor selskabet formelt er registreret. En ren formel flytning uden ændring af den faktiske drift vil ikke fritage virksomheden for forpligtelserne. Myndighederne ser på den reelle økonomiske aktivitet, ikke kun på den juridiske adresse.

Samtidig påpeges det, at Polen ikke står alene med denne type digitalisering. Flere EU-lande har allerede indført eller planlægger lignende systemer for elektronisk fakturering. Udviklingen i hele EU går i retning af øget digital kontrol og automatiseret rapportering. Derfor er det ikke sikkert, at en eventuel flytning vil give en varig fordel.

For danske virksomheder kan KSeF også skabe udfordringer, hvis de er en del af  især hvis de har datterselskaber, afdelinger eller fast driftssted i Polen. Mange danske koncerner arbejder med centrale ERP-systemer, hvor fakturering, bogføring og rapportering styres fra Danmark.

Når Polen indfører et obligatorisk nationalt fakturasystem, kræver det teknisk integration, juridisk forståelse og ofte justering af interne processer for erhvervslivet i Polen. Hvis hovedkontoret i Danmark ikke har fuldt overblik over de polske krav, kan der opstå forsinkelser, fejl eller i værste fald sanktioner. Det gælder særligt virksomheder, der fakturerer på tværs af landegrænser, eller som har komplekse interne afregningsmodeller.

Derfor handler det ikke kun om IT, men også om governance, compliance og kommunikation mellem danske og polske enheder. For danske ledelser kan KSeF virke som en lokal teknisk detalje, men i praksis er det en strukturel ændring i den måde, fakturering juridisk fungerer på i Polen.

Konsulenthjælp til danske virksomheder

Jeg tilbyder rådgivning til danske virksomheder, der opererer i Polen og har brug for overblik over de praktiske og strategiske konsekvenser af KSeF. Det gælder både vurdering af risici, sparring om struktur, dialog med polske samarbejdspartnere og generel afklaring af, hvordan man bedst håndterer overgangen. For virksomheder med aktivitet i Polen er det afgørende at være på forkant frem for at reagere i panik. Hvilket desværre ser ud til at være en tendens i erhvervslivet i Polen desangående denne sag.

Samlet set viser situationen, hvor stor en omstilling det er, når staten indfører et fuldt digitalt kontrolsystem i erhvervslivet også når det drejer sig om erhvervslivet i Polen. For nogle virksomheder er det et nødvendigt skridt mod modernisering, mens det for andre opleves som en betydelig administrativ byrde. Panikken blandt enkelte virksomheder ændrer dog ikke ved, at KSeF bliver en realitet, og at tilpasning i sidste ende er uundgåelig for dem, der opererer på det polske marked.

Artiklen er ikke bragt i samarbejde med nogen, men din virksomhed eller organisation kan blive hovedpartner eller temapartner og blive nævnt her i lignende artikler og podcast-episoder.