Ansatte i Polen som dansk virksomhed – sådan undgår du problemer med det nye arbejdstilsyn

Har du ansatte i Polen som dansk virksomhed, er der kommet regler, du ikke kan tillade dig at ignorere. Fra januar 2026 har de polske tilsynsmyndigheder fået markant nye beføjelser, og kontrollerne gennemføres nu på en fundamentalt anderledes måde end tidligere. Virksomheder med ansatte i Polen, der ikke er forberedt, risikerer bøder, reklassificering af kontrakter og øget myndighedsovervågning. Denne artikel gennemgår de vigtigste ændringer og giver dig konkrete råd til, hvad du bør gøre nu.

Hvad er den nye tilsynsmodel i Polen?

Den polske Deregulationslov erstatter det gamle system med tilfældige og reaktive kontroller. Fremover kategoriseres alle virksomheder med ansatte i Polen i én af tre risikogrupper: lav, middel eller høj risiko.

Det er ikke tilfældigt, hvilken kategori din virksomhed havner i. Tilsynsmyndighederne baserer kategoriseringen på en løbende analyse af faktorer som overholdelseshistorik, sektorspecifikke risikoprofiler, klagemønstre fra medarbejdere eller samarbejdspartnere og andre objektive indikatorer. Kategoriseringen dokumenteres, og virksomheder kan anmode om administrativ prøvelse, hvis de mener, de er placeret forkert.

Resultatet er enkelt: overholder du reglerne, forventer du færre kontroller. Har du historik for overtrædelser, kan du forvente systematisk og hyppig tilsynsaktivitet.

Algoritmer og datakrydscheck

Det, der gør den nye model særligt vigtig, hvis du har ansatte i Polen som dansk virksomhed, er integrationen af IT-systemer på tværs af de polske myndigheder. Det polske Arbejdstilsyn (PIP), Socialsikringsinstitutionen (ZUS) og Skattevæsenet (KAS) er fra januar 2026 tæt koblet i ét fælles datalandskab. Myndighederne kan i realtid krydstjekke momsindberetninger, faktureringsdata via det obligatoriske e-faktureringssystem KSeF, antal B2B-kontrakter samt sociale bidrag og ansættelsesforhold.

Praktisk betyder det, at algoritmer automatisk markerer virksomheder med forhøjet overtrædelsesrisiko. En efterfølgende revision vil i vid udstrækning fungere som formel bekræftelse af, hvad systemet allerede har konkluderet, ikke som en åben undersøgelse. Revisionen begynder med andre ord, før inspektøren banker på døren.

Fjernrevisioner fra januar 2026

Et centralt element i de nye regler er muligheden for fjernrevisioner. Arbejdstilsynet kan nu gennemføre kontroller via videokonferencer og online indsendelse af dokumenter. Manglende fysisk tilstedeværelse er ikke længere en barriere, og en revision kan begynde næsten umiddelbart efter, at din virksomhed er markeret i systemet.

Har du ansatte i Polen, er det afgørende at have digitalt orden i dokumentationen, så du kan svare hurtigt og præcist, hvis du bliver kontaktet.

B2B-kontrakter under pres fra juli 2026

Har du ansatte i Polen på B2B-kontrakter, skal du være særligt opmærksom på de ændringer, der træder i kraft den 8. juli 2026. Den nye PIP-lov forbyder ikke B2B-kontrakter og ændrer ikke den juridiske definition af et ansættelsesforhold. Det, der ændrer sig, er håndhævelsen.

Arbejdstilsynet har fået et langt stærkere administrativt redskab til at udfordre aftaler, der er mærket som B2B, men i praksis fungerer som regulære ansættelsesforhold. Inspektøren kan uden at gå til domstolene udstede en administrativ afgørelse om reklassificering. Det skaber tre konkrete risici: efterbetaling af sociale bidrag og skat med op til tre års tilbagevirkende kraft, øget tilsynsbyrde som følge af reklassificeringen og større eksponering ved eventuelle virksomhedstransaktioner. Særligt IT-sektoren, hvor B2B-samarbejde er meget udbredt, er i søgelyset.

Hvad skal du konkret gøre nu?

Gennemfør en intern revision af HR-dokumentationen. Gennemgå alle ansættelseskontrakter, lønregistre, arbejdstidsregistre og eventuelle kontrakter med udenlandske medarbejdere, og ret fejl inden en inspektion finder sted.

Vurder dine B2B-kontrakter kritisk. Fungerer samarbejderne reelt som B2B, eller ligner de i praksis et ansættelsesforhold? Er du i tvivl, bør du konsultere en polsk arbejdsretlig rådgiver inden juli 2026. Digitalisér din dokumentation. Da fjernrevisioner nu er en realitet for alle med ansatte i Polen, skal du kunne fremsende dokumenter online hurtigt og struktureret.

Sørg for konsistens på tværs af rapportering. Uoverensstemmelser mellem moms, socialsikring og ansættelsesstrukturer opdages automatisk, så sørg for at tallene hænger sammen på tværs af alle indberetninger.

Sammenfatning

De nye polske tilsynsregler er ikke blot en administrativ opdatering. De er en systemisk ændring af, hvordan myndighederne overvåger virksomheder med ansatte i Polen. For dig som dansk virksomhed er budskabet klart: en korrekt udformet kontrakt er ikke længere tilstrækkelig. Det er data, konsistens og dokumentation, der tæller, og det er dem, algoritmerne kigger på.

Jo hurtigere du får styr på din HR-dokumentation, dine B2B-kontrakter og din digitale rapportering, desto bedre er du positioneret til at falde i lavrisiko-kategorien og drive forretning med ansatte i Polen med færre forstyrrelser.

Artiklen er baseret på offentliggjorte lovændringer pr. maj 2026. Kontakt altid en kvalificeret polsk juridisk eller skattemæssig rådgiver for rådgivning om din specifikke situation. Jeg kan finde en i mit netværk og også rådgive dig.

Artiklen er ikke bragt i samarbejde med nogen, men din virksomhed eller organisation kan blive hovedpartner eller temapartner og blive nævnt her i lignende artikler og podcast-episoder.