Polen strammer grebet om udenlandsk arbejdskraft i 2026

Polen strammer grebet om udenlandsk arbejdskraft i 2026. Landet har gennemført en af de mest omfattende ændringer af immigrations- og arbejdstilladelsessystemet i mange år, og det gælder selvsagt også for danske virksomheder som er i Polen eller vil starte op i landet. Det ændre i praksis spillereglerne.

Arbejdstilladelser til udenlandsk arbejdskraft

Fra 2026 er hele systemet vedr.  udenlandsk arbejdskraft blevet fuldt digitalt. Alle ansøgninger om arbejdstilladelser til udlændinge skal nu indsendes via den statslige portal praca.gov.pl og være underskrevet digitalt. Papiransøgninger ang, udenlandsk arbejdskraft accepteres ikke længere og betragtes juridisk som ikke indsendt. Det betyder, at virksomheder skal have digitale signaturer på plads, og at processer, der tidligere kunne klares løbende, nu skal være fuldt afsluttet, før udenlandsk arbejdskraft overhovedet må begynde at arbejde.

En af de mest markante ændringer er kravet om, at ansættelseskontrakten skal være uploadet og registreret i systemet, inden den udenlandske medarbejder starter. Hvis arbejdet påbegyndes uden korrekt registrering, bortfalder arbejdstilladelsen automatisk. Det gælder også i tilfælde, hvor der blot er tale om en administrativ forsinkelse eller en fejl i indsendelsen. Den fleksibilitet, mange udenlandske virksomheder tidligere har oplevet i Polen, er dermed i vid udstrækning forsvundet.

Kontrakter, der er udarbejdet på dansk eller engelsk, skal desuden ledsages af en autoriseret polsk oversættelse. Det gælder, uanset om begge parter forstår kontraktens indhold. Kravet afspejler en klar bevægelse i retning af, at alle ansættelsesforhold i sidste ende skal kunne dokumenteres og vurderes på polsk.

Gebyrer og økonomiske sanktioner sat op

Samtidig er gebyrer og økonomiske sanktioner blevet væsentligt højere. En standard arbejdstilladelse koster nu 400 złoty, hvilket er en firedobling i forhold til tidligere. Bøder for ulovlig beskæftigelse kan løbe op i helt op til 50.000 złoty pr. medarbejder. For virksomheder med flere udenlandske ansatte er det ikke længere en bagatel, hvis procedurerne ikke overholdes.

Arbejdsgivere har også fået flere indberetningspligter. Det skal nu meldes aktivt ind, hvis en udenlandsk medarbejder ikke tiltræder jobbet alligevel, hvis ansættelsen afsluttes tidligere end planlagt, eller hvis væsentlige arbejdsvilkår ændres. Manglende indberetning kan i sig selv føre til sanktioner, også selv om der ikke er tale om bevidst misbrug.

Tydeligt kulturskifte i Polen

Set med danske øjne markerer ændringerne et tydeligt kulturskifte. Polen har i mange år været kendt for en relativt pragmatisk tilgang til administration og en vis fleksibilitet i praksis ang. udenlandsk arbejdskraft . Den tilgang er i stigende grad blevet afløst af stram processtyring, fuld digital dokumentation og lav tolerance for fejl. Systemet er blevet mere ensartet og forudsigeligt, men også langt mindre tilgivende.

For danskere, der ønsker at bo og arbejde i Polen, betyder det, at mulighederne fortsat er der, men at tingene skal gøres korrekt fra starten. Men Danmark er som Polen medlem af EU, så reglerne er anderledes end for folk udenfor EU.  Men spontane jobstarter, midlertidige løsninger og løse aftaler indebærer nu en reel risiko, hvis man ikke kender detaljerne i den nye polske lovgivning. Små administrative fejl kan få store konsekvenser, både for medarbejderen og for arbejdsgiveren.

For polske og udenlandske virksomheder, inklusiv danske virksomheder, vil det derfor være klogt enten at sikre sig professionel rådgivning i forbindelse med ansættelser eller at arbejde sammen med arbejdsgivere, der allerede har solid erfaring med det polske system. Polen er stadig et attraktivt arbejdsland, men det er ikke længere et land, hvor man kan regne med at rette op på formaliteterne bagefter.

Artiklen er ikke bragt i samarbejde med nogen, men din virksomhed eller organisation kan blive hovedpartner eller temapartner og blive nævnt her i lignende artikler og podcast-episoder.