Momsregistrering i Polen: Hvornår skal danske virksomheder registreres?

Når en dansk virksomhed begynder at handle med Polen eller etablerer aktiviteter på det polske marked, er momsregistrering i Polen et af de første spørgsmål, der skal afklares. Reglerne er anderledes end i Danmark, og fejl kan koste dyrt. Denne artikel giver dig et klart overblik over, hvornår momsregistrering i Polen er obligatorisk, hvad processen indebærer, og hvad du skal være opmærksom på i 2026.

Grundlæggende: Polen opererer med et moms system

I Polen kaldes merværdiafgiften moms, på polsk “podatek od towarów i uslug”. Standardsatsen er 23 procent, mens der eksisterer reducerede satser på 8 procent og 5 procent for udvalgte varer og tjenesteydelser, herunder basale fødevarer, bøger og visse byggeydelser. En nulsats gælder for eksport og visse EU-interne leverancer.

Det polske moms nummer hedder NIP, som er en forkortelse for Numer Identyfikacji Podatkowej. Nummeret starter med landekoden PL efterfulgt af ti cifre og er det samme identifikationsnummer, der bruges i alle momsmæssige sammenhænge. Du kan se mit nederst i footeren på mitpolen.dk.

Ingen bagatelgrænse for udenlandske virksomheder

Her adskiller Polen sig markant fra Danmark. Polske virksomheder skal registrere sig, når omsætningen overstiger 200.000 PLN om året. For udenlandske virksomheder, herunder danske, gælder der ingen tilsvarende bagatelgrænse.

Momsregistrering i Polen er obligatorisk for danske virksomheder, så snart de udfører afgiftspligtige transaktioner i Polen. Det gælder uanset beløbets størrelse og uanset om virksomheden er nystiftet eller veletableret. Konkret betyder det, at registreringen skal være på plads, inden den første transaktion gennemføres, ikke efterfølgende.

Hvornår udløses pligten til momsregistrering i Polen?

Der er en række konkrete situationer, der typisk udløser registreringspligten:

Salg af varer i Polen, herunder levering til polske kunder fra et lager placeret i Polen, er et klart registreringskrav. Det samme gælder, hvis virksomheden importerer varer til Polen eller deltager i EU-interne varetransaktioner, altså køb og salg på tværs af EU-lande.

Drift af et fast forretningssted i Polen, eksempelvis en filial, et produktionsanlæg eller et lager, udløser ligeledes registreringspligt. Det samme gælder for tjenesteydelser, der ifølge de polske momsregler anses for at have leveringssted i Polen.

Salg af varer til privatpersoner i andre EU-lande er underlagt EU’s fælles grænse på 10.000 euro om året. Overskrider en dansk virksomhed denne grænse, skal der enten ske registrering i det land, kunden befinder sig i, eller virksomheden kan anvende EU’s OSS-ordning (One Stop Shop), der muliggør én samlet indberetning i Danmark.

SMV-ordningen fra 2025 kan give undtagelser

Fra 1. januar 2025 trådte EU’s nye SMV-momsordning i kraft. Den giver små virksomheder mulighed for at undgå momsregistrering i Polen, hvis den samlede EU-omsætning ikke overstiger 100.000 euro om året, og den polskrettede omsætning ikke overstiger ca. 50.000 euro. Ordningen er frivillig og forudsætter, at virksomheden opfylder betingelserne. Det er en praktisk lempelse for meget små virksomheder med begrænset aktivitet i Polen, men de fleste erhvervsaktive danske virksomheder vil stadig være registreringspligtige.

Sådan foregår selve registreringen

Momsregistrering i Polen kræver, at virksomheden først indhenter et NIP-nummer. For udenlandske virksomheder sker det ved at indsende blanketten NIP-2, og for enkeltpersoner bruges NIP-7. Herefter indsendes selve momsregistreringsansøgningen på blanketten VAT-R til de polske skattemyndigheder.

Dokumentation, der skal vedlægges, inkluderer typisk uddrag fra handelsregistret og vedtægter. Alle dokumenter på fremmedsprog, herunder dansk, skal oversættes af en certificeret translatør. Ansøgningen kan indsendes fysisk, pr. post eller digitalt.

Hvis virksomheden ikke har et fast forretningssted eller hjemsted i Polen, indsendes ansøgningen til Andet Skattedistrikt i Warszawa (Drugi Urzad Skarbowy Warszawa-Srodmiescie). Har virksomheden derimod et fast forretningssted i Polen, indsendes den til skattekontoret i det relevante geografiske distrikt. Selve registreringen tager typisk fire til seks uger. Ønsker virksomheden en skriftlig bekræftelse på registreringen, koster det et mindre gebyr.

Løbende forpligtelser efter registreringen

Registreringen er ikke en engangsforeteelse. Registrerede virksomheder skal løbende overholde en række krav, som det er vigtigt at kende til:

Momsangivelser indberettes månedligt eller kvartalsvist via det digitale JPK_VAT-format, som er Polens elektroniske standardrapporteringsformat, der kombinerer momsangivelse og transaktionsdata i ét dokument. Fristen for indberetning og betaling er den 25. i måneden efter afregningsperioden.

Fra 1. februar 2026 kræves en opdateret version af JPK_VAT, der er tilpasset Polens nye e-faktureringssystem KSeF. KSeF er et obligatorisk system for elektronisk fakturering i B2B-handler for virksomheder med etablering i Polen. Danske virksomheder uden fast forretningssted i Polen er som udgangspunkt undtaget, men situationen bør afklares konkret.

Fakturaer skal udstedes senest den 15. i måneden efter levering af varer eller ydelser, og momsbeløbet skal angives i polske zloty (PLN), selvom fakturaen i øvrigt er udstedt i en anden valuta.

Intrastat-indberetninger, som dokumenterer varebevægelser inden for EU, skal desuden indsendes den 10. i den følgende måned, hvis aktiviteterne overskrider de fastsatte tærskler.

Konsekvenser ved manglende registrering

Undlader en virksomhed momsregistrering i Polen på trods af registreringspligt, er det ikke en forseelse, de polske skattemyndigheder ser let på. Fejl kan medføre krav om efterbetaling af skyldig moms med tillæg af renter, og i visse tilfælde kan der rejses straffesag. Bøder for for sen indberetning eller for sent indbetalt moms kan udgøre op til 22,5 procent af det skyldige beløb. Det polske skattesystem er over de seneste år blevet skærpet betragteligt med hensyn til kontrol og sanktioner.

Skattemyndigheder kan også indfryse penge på din firma konto, inden de evt. tager pengene. Så hvis du har betalt, er det vigtigt at du hurtigt dokumenterer skriftligt at du har betalt og tror mig de er heller ikke fejlfri. Så det er vigtigt også at være opmærksom her. 

Brug lokal rådgivning

De polske momsregler er teknisk komplekse, og de ændrer sig løbende. Som dansk virksomhed med aktiviteter i Polen anbefales det at søge rådgivning hos en polsk revisor eller skatterådgiver, der kender de lokale krav. Det sikrer, at registreringen håndteres korrekt fra starten, og at virksomheden forbliver compliant med de løbende indberetningskrav.

Jeg har 18 års erfaring med det polske marked, så jeg har et ganske stort netværk og kan anbefale dig en revisor mv. Har du brug for anden konsulentrådgivning ang. det polske marked, kan du uforpligtende skrive til mig på info@mitpolen.dk for at få mere information om det.

Artiklen er ikke bragt i samarbejde med nogen, men din virksomhed eller organisation kan blive hovedpartner eller temapartner og blive nævnt her i lignende artikler og podcast-episoder.